パワハラ相談窓口の設置・運用ガイド｜人事担当者必見の実践ポイント

パワハラ防止法の全面施行により、企業にはハラスメント相談窓口の設置が義務付けられました。しかし、単に窓口を設置するだけでは不十分です。本記事では、人事担当者の皆様に向けて、法令順守はもちろん、従業員が安心して相談できる環境づくりまで、パワハラ相談窓口の効果的な設置・運用方法を詳しく解説します。

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パワハラ相談窓口設置の法的要件

現在、パワハラ相談窓口の設置は、法的義務となっています。

この章では、パワハラ防止法の概要や企業に求められる具体的な措置、そして相談窓口設置の義務化について詳しく解説します。

法令を正しく理解し、効果的な相談窓口の設置・運用につなげましょう。

労働施策総合推進法（パワハラ防止法）の概要

労働施策総合推進法、通称パワハラ防止法は、職場におけるパワーハラスメントの防止を目的として2020年6月に施行されました。

この法律では、事業主に対してパワハラ防止のための雇用管理上の措置を講じることを義務付けています。

具体的には、パワハラの定義の明確化、相談窓口の設置、そして従業員への周知・啓発活動などが含まれます。

中小企業においても2022年4月から義務化され、すべての企業がこの法律に基づいた対応が必要です。

企業に求められる雇用管理上の措置

パワハラ防止法に基づき、企業には以下の雇用管理上の措置が求められています。

・社内でのパワハラ防止方針の明確化と周知・啓発。

・相談窓口の設置と適切な対応体制の整備。

・事案が発生した際の迅速かつ適切な対応（事実関係の確認、被害者への配慮、行為者への処分など含む）

・相談者や行為者のプライバシー保護、相談したことによる不利益取扱いの禁止。

相談窓口設置の義務化と対象企業

パワハラ相談窓口の設置義務は、大企業では2020年6月から、中小企業では2022年4月から全面適用となりました。

しかし、パワハラだけでなくセクハラやマタハラなど、あらゆるハラスメントに対応できる体制作りが必要です。

窓口の形態は、社内に設置する内部相談窓口や、外部の専門機関に委託する外部相談窓口など、企業の規模や状況に応じて選択できます。

重要なのは、従業員が安心して相談できる環境を整備することです。

効果的なパワハラ相談窓口の設置方法

パワハラ相談窓口を効果的に設置するためには、内部相談窓口と外部相談窓口の特徴を理解し、自社に適した方法を選択する必要があります。

また、相談窓口の存在を従業員に周知し、利用を促進する取り組みも重要です。

この章では、相談窓口の設置方法と、相談担当者の選定・育成について詳しく解説します。

内部相談窓口と外部相談窓口の比較

内部相談窓口と外部相談窓口にはそれぞれ特徴があります。

内部相談窓口は、社内の事情に精通した担当者が対応するため、迅速な問題解決が期待できます。

一方、外部相談窓口は、専門的知識を持つ第三者が対応するため、より客観的な判断が可能です。

内部相談窓口の例としては、人事部門や労働組合が挙げられます。

複数の男性、女性を担当者とし、相談者が相談しやすい構成にすることが重要です。

外部相談窓口では、弁護士や社会保険労務士、専門のコンサルティング会社などが対応します。

企業の規模や状況に応じて、適切な方法を選択しましょう。

相談窓口の周知方法と利用促進策

相談窓口を設置しても、従業員に周知されなければ意味がありません。

効果的な周知方法として、社内イントラネットやメール、ポスターの掲示などが挙げられます。

また、定期的な研修やセミナーを通じて、相談窓口の存在と利用方法を従業員に伝えることも効果的です。

利用促進策としては、匿名での相談受付や、相談者のプライバシー保護を明確に示すことがポイントです。

さらに、相談窓口の利用実績や解決事例を匿名化して共有することで、従業員の信頼を得ることができます。

 相談担当者の選定と育成

相談担当者の選定は、相談窓口の信頼性に直結する重要な要素です。

選定基準としては、コミュニケーション能力や傾聴力、公平性、守秘義務の遵守能力などが挙げられます。

また、ハラスメントに関する法的知識や心理学的知識も必要です。

選定後は、定期的な研修やロールプレイングを通じて、相談対応スキルの向上を図ります。

さらに、産業医やカウンセラーとの連携体制を構築し、専門的なサポートを受けられる環境を整えることも効果的です。

パワハラ相談対応の具体的手順

パワハラ相談に適切に対応するためには、明確な手順と体制が必要です。

この章では、相談受付から解決までの流れ、相談記録の作成と管理方法、そしてプライバシー保護と情報管理の重要性について詳しく解説します。

これらの手順を理解し、実践することで、効果的なパワハラ対応が可能となります。

相談受付から解決までの流れ

パワハラ相談の対応は、以下の流れで進めます。

・相談を受け付け、内容を丁寧に聴取します。

・相談者の話を遮らずに、落ち着いて聞くことがポイントです。

・相談者の同意を得た上で事実関係の確認を行います。

・行為者とされる人物や第三者からも聞き取りを行い、客観的な事実把握に努めます。

・事実確認後は、ハラスメント対策委員会などで対応を協議し、必要に応じて行為者への指導や処分、被害者のケアなどを実施します。

・再発防止策を検討し、実行します。

全過程において、相談者への経過報告を忘れずに行うことが大切です。

相談記録の作成と管理方法

相談記録は、事案の適切な対応と再発防止のために不可欠です。

記録には、相談日時、相談者情報、相談内容、対応内容などを詳細に記載します。

記録フォーマットを統一することで、情報の漏れを防ぎ、後の分析にも役立ちます。

記録の管理は厳重に行い、アクセス権限を限定するなど、情報漏洩防止に努めます。

また、記録の保存期間を定めて期間経過後は適切に廃棄し、電子データでの管理の場合は暗号化やパスワード保護などのセキュリティ対策も忘れずに実施しましょう。

プライバシー保護と情報管理の重要性

パワハラ相談におけるプライバシー保護と情報管理は、相談者の信頼を得るために極めて重要です。

相談内容や関係者の情報は、必要最小限の範囲でのみ共有し、それ以外への漏洩を厳重に防ぐ必要があります。

具体的には、相談記録の管理を厳重に行い、アクセス権限を限定します。

また、相談対応に関わる全ての人員に対して、守秘義務の重要性を徹底的に教育します。

さらに、相談者が特定されないよう、情報の匿名化や抽象化を行うことも効果的です。

これらの取り組みにより、従業員が安心して相談できる環境を整えることができます。

 相談窓口運用上の注意点

パワハラ相談窓口を適切に運用するために、以下の注意点があります。

• 二次被害の防止と不利益取扱いの禁止
• 相談者と行為者双方への配慮
• 専門家との連携

それぞれについて詳しく解説します。

二次被害の防止と不利益取扱いの禁止

二次被害の防止は、相談窓口運用において最も重要な注意点の一つです。

相談者が相談したことで不利益を被ることは法律で禁止されています。

相談者が相談したことによって、さらなる不利益を被ることがないよう、細心の注意を払う必要があります。

具体的には、相談内容の秘密保持を徹底し、相談者の同意なく情報を共有しないことが重要です。

また、相談者に対する不利益取扱いは法律で禁止されています。

配置転換や降格、解雇などの不利益な取り扱いを行わないことを、組織全体に周知徹底することが必要です。

これらの対策により、従業員が安心して相談できる環境を整えることができます。

相談者と行為者双方への配慮

パワハラ相談の対応では、相談者（被害者）だけでなく、行為者とされる人物への配慮も重要です。

相談者に対しては、心理的ケアや必要に応じた就業上の配慮を行います。

一方、行為者とされる人物に対しても、事実関係が確認されるまでは推定無罪の原則に基づき、公平な態度で接することが必要です。

事実確認の結果、パワハラの事実が認められた場合は、適切な指導や処分を行いますが、その際も人格を否定するような対応は避けるべきです。

双方への配慮を通じて、職場全体の信頼関係を維持することができます。

専門家（産業医、カウンセラー等）との連携

パワハラ相談の中には、専門的な知識や対応が必要なケースがあります。

そのため、産業医やカウンセラーなどの専門家との連携体制を構築しておくことが重要です。

例えば、相談者のメンタルヘルスケアが必要な場合は産業医やカウンセラーに相談を引き継ぎます。

また、法的な判断が必要な場合は弁護士や社会保険労務士などの専門家に相談することも効果的です。

これらの専門家との連携により、より適切かつ専門的な対応が可能となり、相談窓口の信頼性と効果性を高めることができます。

 パワハラ相談窓口の効果測定と改善

パワハラ相談窓口の効果を高めるためには、定期的な効果測定と改善が不可欠です。

この章では、相談窓口の利用状況の分析、従業員アンケートの実施と活用、そして継続的な改善プロセスの構築について詳しく解説します。

これらの取り組みを通じて、より効果的なパワハラ対策を実現することができます。

 相談窓口の利用状況の分析

相談窓口の効果を測定するためには、利用状況の定期的な分析が重要です。

分析項目としては、相談件数の推移、相談内容の傾向、解決までにかかった時間などが挙げられます。

これらのデータを時系列で比較することで、パワハラの発生傾向や相談窓口の効果を把握することができます。

また、部署別や職位別の分析を行うことで、特定の部署や層に問題が集中していないかを確認できます。

さらに、相談者の満足度調査を実施することで、窓口対応の質を評価することも可能です。

これらの分析結果を基に、相談窓口の運用方法や社内のパワハラ対策を適宜見直すことが重要です。

 従業員アンケートの実施と活用

従業員アンケートは、相談窓口の認知度や利用のしやすさ、職場全体のパワハラに対する意識を把握するための有効な手段です。

アンケートでは、相談窓口の存在を知っているか、利用したことがあるか、利用しやすいと感じるか、などの質問を設定します。

また、職場でのパワハラの実態や、パワハラに対する理解度を問う質問も含めることで、より包括的な状況把握が可能となります。

アンケート結果は、相談窓口の改善点を見出すだけでなく、パワハラ防止のための研修内容の見直しや、職場環境の改善にも活用できます。

定期的にアンケートを実施し、結果を比較することで、取り組みの効果を測定することができます。

継続的な改善プロセスの構築

パワハラ相談窓口の効果を持続的に高めるためには、継続的な改善プロセスの構築が不可欠です。

具体的には、PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Action）を活用し、定期的な見直しと改善を行います。

まず、現状分析と目標設定を行い（Plan）、それに基づいて相談窓口の運用や関連施策を実施します（Do）。

次に、相談窓口の利用状況分析や従業員アンケートなどを通じて効果を検証し（Check）、その結果を基に改善策を立案・実行します（Action）。

このサイクルを定期的に繰り返すことで、常に最適な状態を維持することができます。

また、社会情勢や法改正などの外部環境の変化にも柔軟に対応できるよう、情報収集と分析を怠らないことが重要です。

 まとめ：効果的なパワハラ相談窓口運用のポイント

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本記事で解説した法的要件の理解、適切な窓口設置、具体的な相談対応手順の確立、運用上の注意点の遵守、そして継続的な効果測定と改善が重要です。

これらの取り組みを通じて、パワハラの早期発見・解決を実現し、組織全体の信頼性と生産性の向上につなげることができます。

パワハラ対策は経営課題の一つとして捉え、継続的な改善を心がけましょう。